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广东省广东实验中学教育基金会内部管理制度
 
为认真落实《基金会管理条例》,使广东实验中学教育基金会内部管理工作规范化、制度化、科学化,特制定广东省广东实验中学教育基金会内部管理制度。
第一章  会议制度
    基金会实行理事会、监事会议制度、专题会议和日常办公例会制度。
(一)理事会会议
1.理事会会议每年至少召开二次,原则上在上半年和下半年各开一次,特殊情况下可提前、推迟或增加召开。
2.理事会会议须三分之二以上理事出席会议方能召开,如有重大事项或三分之一以上理事提议,也应召开理事会议。参加理事会的人员包括:理事长、副理事长、秘书长、理事、监事等。理事会会议决议须超过与会理事的半数通过方为有效。
    3.理事会会议由理事长或理事长授权秘书长负责召集和主持。
    4.理事会会议主要任务是:
    (1)制定、修改章程;
    (2)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长,讨论通过新理事;
    (3)决定重大业务计划,包括基金募集、管理和使用计划;
    (4)审定年度收支预算及决算;
    (5)审议、修订内部管理制度;
    (6)决定设立基金会分支机构、代表机构;
    (7)听取、审议理事长工作报告;
    (8)决定基金会的分立、合并或终止;
    (9)决定其他重大事项。
     5.理事会会议应形成会议“记录”、“纪要”并经与会理事签名,通晓全体理事。
     6.理事会会议前,秘书处要做好提供会议讨论内容的材料准备工作,重要议题应在会前征求理事的意见。
(二)监事会会议
     1.监事会会议议原则上每年召开两次,会议由监事会主席主持,全体监事参加,必要时邀请理事会有关人员参加。
     2. 监事会会议主要依据《基金会管理条例》、《中华人民共和国会计法》等有关法律、法规和《基金会章程》规定的程序,审核基金会财务和会计资料,监督理事会遵守法律和章程的情况,向理事会提出质询和建议,听取秘书处有关情况的汇报,并向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。
     3. 监事会会议形成会议的纪要,必要时,应将讨论和研究的问题向基金会理事长或理事会及有关部门通报。
(三)专题会议
专题研究、协调和解决有关部门在工作中涉及面较大的某个重要问题。会议主要内容包括:研究本基金会专项工作的部署和落实;协调、及处理专项工作中的重要事务。
    专题会议由理事长、秘书长召集和主持,相关业务部门和有关负责人参加。专题会议根据工作需要不定期召开。会议的组织、记录、纪要由相关业务部门负责。会议纪要由秘书长审核后作为档案由相关业务部门负责人保管。
(四)日常办公例会
     日常办公例会根据各部门工作需要,可随时召开,由秘书长或部门负责人召集和主持。主要内容为通报现有公益项目、其他事项进展情况;通报即将开展的公益活动及重要事项;协调和解决相关问题。
 
第二章  秘书处工作制度
    秘书处作为基金会常设办事机构,为本会的行政和协调机构,在理事会闭会期间,在秘书长领导下承办基金会日常工作,对理事会和理事长负责。
    (一)机构设置
    秘书处工作分五个部门管理:办公室、财务部、项目部、信息宣传部,分别由秘书长分工负责,分工不分家,大型活动需要时,不分岗位,全体参加。
1.办公室工作任务是:
    (1)负责文电处理、档案管理;
    (2)承担理事会等重要会议的组织筹备工作,起草有关报告和文件;
    (3)负责日常接待咨询工作;
    (4)各类证书、纪念品的制作及发放工作;
    (5)负责后勤保障、固定资产的使用管理和安全保密工作;
    (6)负责综合协调日常事务性工作;
    (7)办理理事、监事人选的增补和协调事宜;
    (8)制定基金会工作人员培训计划和组织实施;
    (9)其他临时性工作。
     2.财务部工作任务是:
    (1)负责财务管理、基金运作和资金安全增值工作;
    (2)负责编制年度预算、决算及其实施;
    (3)负责对现金收、付业务进行核算、检查与监督;
    (4)负责财政、金融信息和市场情况的调研,为基金安全增值提供决策参考;
    (5)根据监事要求,提供相关资料;
    (6)负责接收捐赠和专项基金的使用工作,建立完整的捐赠和资金使用档案,使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。定期向捐资人提供协议执行情况,实行透明管理,让捐赠人满意放心;
    (7)及时与民政部门、工商、税务、银行等部门联络,掌握政策变化,向领导提出合理化建议;
    (8)领导交办的其他工作。
    3. 项目部工作任务是:
    (1)负责项目开发和实施工作;
    (2)负责基金会对国内外的宣传工作,各类宣传用品的制作和发放;
    (3)负责外事活动的协调工作;
    (4)负责合作协议的洽谈和跟踪办理;
    (5)负责项目大事记收集、整理工作;
    (6)加强项目信息收集和资料积累,完善基金会工作档案;
    (7)募资工作;
    (8)领导交办的其他工作。
    4.信息宣传部工作任务是:
    (1)负责项目大事记的归总、上传工作;
    (2)负责项目活动的媒体联系;
    (3)负责网站维护管理;
    (4)负责网站内容信息的搜集、整理,内容包括重大事务、外事活动、访问考察活动、访华团考察活动、重要出访活动等信息;
    (5)及时对各部门提供的信息,进行统一分类、整理、汇总成发布稿件并按照程序审批后发布。对于登录信息,要及时存档备查;
    (6)应按照规定及时对基金会网站进行管理、维护与更新,保证信息及时性、通达性、有效性。有关设备要定期巡检,保证网站每天24小时正常开通运转,以方便公众访问;
    (7)负责对服务器和网站进行定期检测,并根据检测结果采取相应的措施,以防黑客利用系统漏洞和弱点非法入侵;
(8)其他临时性工作。
(二)秘书处工作人员守则
     1.爱岗敬业,恪尽职守,依据《基金会管理条例》和《广东省广东实验中学教育基金会章程》及民间非营利组织的有关规定为理事会当好“参谋”。
     2.积极参加政治学习,养成良好的自学习惯,努力提高政治、业务水平。
     3.坚持以人为本,竭力为捐资单位、个人和友好和平发展事业服务。
     4.严守工作纪律,按时上下班,重大事项必须请示报告,个人不得擅自主张,不得随意对外表态,严格遵守保密规定。
     5.团结友爱,分工协作,本分做人,踏实做事;文明礼貌,廉洁自律。
(三)加强信息收集和资料积累,完善基金会工作档案;发挥网络作用,重大活动及时上网公布;加强与理事和新闻媒体的沟通。
(四)根据监事要求,提供相关资料。
(五)办理理事、监事人选的增补和协调事宜。
(六)建立请示汇报制度。包括但不限于下列重大问题,须书面向理事长请示:基金募集、基金运作、项目资助、接待来访、组团出访、国内出差、年度赞助计划、年终工作总结、年度预算决算、非计划内单项重大支出、人事问题等。
第三章  各级人员工作职责
      (一)理事长职责
       1.理事长是基金会的法人代表,领导基金会的全面工作。
       2.召集和主持理事会会议。
       3.检查理事会决议的落实情况。
       4.代表基金会签署重要文件。
       5.审批限额以上及预算外的开支,检查财务收支情况。
       6.章程和理事会赋予的其他职责。
       (二)秘书长职责
       1.秘书长在理事长领导下开展工作,按照《章程》规定行使权力,并经理事长授权审批基金会财务收支工作。
       2.主持基金会日常工作,组织实施理事会决议、决定。
       3.参与基金会重大事项的决策。
       4.协助理事长对基金会进行管理。
       5.组织起草需提交理事会议的各项工作计划、方案、制度和工作总结。
       6.根据《基金会年度检查办法》,组织起草上一年度的年度工作报告。
       7.筹备召开理事会的各项工作。
       8.完成理事长交办的其他工作。
         (三)会计职责
       1.认真学习和严格遵守《中华人民共和国会计法》和各种财经政策、纪律和有关财务制度。
       2.按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计帐薄、科目,并依法进行会计核算。
       3.根据年度收支预算,控制资金使用。
       4.负责填制和审核收支凭证,监督和抵制一切不符合财经政策和纪律的收支凭证。
       5.及时整理财务凭证,认真清理基金会的财务收支帐目,及时编制会计报表,月末向秘书长报告当月财务收支情况。
       6.建立会计凭证、帐薄表册、财务文件、会计报表等档案,资料分月装订,年终建档,妥善保管,未经批准不得销毁;妥善保管财务专用印章、法人代表名章,并按规定使用印章。
       7.会计人员调离或因故离职,应将经手会计凭证、帐册、文件资料及未了事项如实移交,并由会计主管人员或主管领导负责监交;移交人、接交人等均要在移交清册上签字。
       8.财政、银行、审计、税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况,需抽查会计资料时,经理事长或秘书长同意后,会计人员应如实反映有关情况,提供有关资料。
       9.注意了解国家财经政策,观察金融市场动向,跟踪本基金会资金运作市场情况,保证资金运作安全,并及时提出调整资金运作建议,供决策参考。
       (四)出纳员职责
       1.认真学习并严格遵守国家的财经政策、法规和有关的财务制度,不断提高政策和业务水平。
       2.认真学习《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》,认真审核报销单据和支出原始凭证,必须有经手人签字和相关领导审批同意,并核对领导审批权限,对违反财经规定的应拒绝办理。
       3.坚持原始凭证逐日登记入帐,并及时掌握银行存款数额,所有帐目必须数字准确、摘要清楚、填写工整。
       4.贯彻执行银行结算制度和货币管理制度,财务印鉴必须与会计分管,不得签发空头支票,签发一切支票和现金借出,必须办理审批手续。
       5.严格执行安全制度,认真管理好现金、空白支票、空白收据及其他有价证券,库存现金超过银行规定限额,应及时存入银行,不得转借和坐支,不得“白条”抵库,更不得贪污挪用。违反制度造成损失,追究当事人的责任。
       6.负责固定资产的登记、立档工作。
       (五)办公室人员职责
       1.负责基金会文件保管,做好文件收发、催办、归档等工作。
       2.负责办公用品、礼品的采购和管理,不得假公济私。
       3.负责接洽来人来访,并做好上传下达工作。
       4.负责资料上报工作。
       5.负责基金会的各种文字材料的整理、装订和保存。
       6.负责基金会有关资料的网上操作。
       7.负责基金会固定资产的使用、维护、管理工作.
       8.负责办公室其他日常行政工作。
       9.完成领导布置的各项工作。
       (六)业务人员职责
       1.募资工作。
       2.负责项目开发和实施工作。
       3.负责外事活动的协调工作。
       4.负责合作协议的洽谈和跟踪办理。
       5.负责项目大事记收集、上传工作。
       6.网站维护管理。
       7.各项协议的审核及项目运作的风险把控。
       8.领导布置的其他工作任务。
第四章  公文管理制度
       (一)收文管理
       1.基金会收到公文、函件后,由办公室人员统一登记并报送秘书长阅处,涉及重大问题的公文,由秘书长报送理事长审批。
       2.报批文件应明确提出处理意见。
       3.一份文件或一个项目的多份文件在处理完毕后,要及时收集齐全存档。
       (二)发文管理
       1.以基金会名义发文,由理事长签发;以基金会名义发便函,由理事长或理事长授权秘书长签发。
       2.对外公文代表一个单位的形象,要求公文格式正确、文字精练、语言通顺、打印整齐。
       3.以基金会发出的所有文件必须用印。
       4.重要和涉密文件收文单位在本市的可以通过机要交换或直接送达,外省市的可通过机要交换或使用特快专递邮寄,并电话跟踪收件情况。
       5.所有发文的原始批件都要留存归档。